ERP op maat: orders, voorraad en productie in één systeem

ERP staat voor enterprise resource planning. Het klinkt groot, maar het idee is eenvoudig: alle kernprocessen van je bedrijf delen één databank. Een order verlaagt meteen de vrije voorraad, start eventueel een productieopdracht en leidt na levering tot een factuur.

Zonder zo’n systeem leven die gegevens vaak op aparte plaatsen. Verkoop werkt in een offertetool, het magazijn in een Excel-lijst en de boekhouding in haar eigen pakket. Elke overdracht vraagt overtypen, en elke kopie kan fouten bevatten. Een ERP haalt die tussenstappen weg, zodat iedereen naar dezelfde cijfers kijkt.

Eerst het eerlijke antwoord: voor veel kmo’s is een bestaand ERP-pakket de verstandigste keuze. Boekhouding, btw-aangiftes en gewone facturatie zijn opgeloste problemen. Die opnieuw bouwen kost geld, zonder dat je er iets bij wint.

ERP op maat loont wanneer je kernproces afwijkt. Denk aan een productie met eigen berekeningen per stuk, een orderflow met veel uitzonderingen of een combinatie van verhuur en verkoop. Vaak is een mengvorm het slimst. Het standaardpakket blijft dan je boekhouding doen, terwijl de maatwerkmodule je eigen proces dekt. Beide praten via een koppeling met elkaar. Die keuze maken we samen tijdens de analyse.

Een order start bij een offerte of een webbestelling. Vanaf dan volgt het systeem elke stap: reservatie van voorraad, picking, levering en factuur. Zo zie je per order waar het staat, en krijgt de klant geen verkeerde levertermijn.

Voor de voorraad houden we per artikel de fysieke, gereserveerde en vrije hoeveelheid bij. Daalt een artikel onder een minimum, dan stelt het systeem een bestelling bij je leverancier voor. Komen je orders uit een webshop, dan koppelen we die eraan. Heb je een groot magazijn met locaties en scanners, dan past een apart WMS vaak beter.

Maak je zelf producten, dan heb je meer nodig dan een voorraadlijst. Een stuklijst beschrijft welke onderdelen en grondstoffen in een product gaan. Een productieopdracht reserveert die materialen en plant de bewerkingen op machines of werkposten.

Op de werkvloer volstaat vaak een tablet met een eenvoudig scherm: welke opdracht is nu aan de beurt, en wat is klaar. Medewerkers melden een bewerking af met één tik, zodat kantoor de voortgang meteen ziet. Voor een planbord met slepen en verschuiven werkt een aparte planningsmodule soms beter dan een ERP-scherm.

Zo’n werkvloer bekijken we het liefst met eigen ogen. Voor productiebedrijven in Roeselare, Hooglede, Kortemark of Ardooie is een bezoek vanuit Torhout snel gepland. Daarna loopt de analyse verder via korte overlegmomenten, op locatie of online. Ook voor bedrijven elders in West-Vlaanderen en Vlaanderen werkt die combinatie goed, want het meeste bouwwerk gebeurt toch op afstand.

De basis bouwen we in Laravel. Voor beheerschermen, zoals artikelfiches, orderlijsten en formulieren, gebruiken we meestal Livewire. Dat houdt de toepassing eenvoudig en snel te onderhouden.

Voor zeer interactieve schermen kiezen we eerder voor React op een Laravel-API, bijvoorbeeld een productieplanning die je met de muis herschikt. Die API dient meteen ook voor koppelingen met je boekhouding, webshop of transporteur. Bovendien regelen we rollen en rechten op één plaats: de magazijnier ziet geen marges, en verkoop wijzigt geen stuklijsten. Een logboek houdt bij wie wat aanpast, wat ook helpt voor de GDPR.

Een ERP vervang je liever niet in één weekend. Daarom bouwen we per module: eerst bijvoorbeeld orders en voorraad, daarna productie en tot slot de rapporten. Elke module draait al terwijl de volgende in aanbouw is. Zo kan je team wennen, en blijven de risico’s klein.

Tijdens de overgang laten we oud en nieuw soms een tijd naast elkaar lopen. Zo vergelijk je de cijfers voor je het oude systeem afsluit. Wil je zien hoe we zo’n traject plannen, lees dan onze werkwijze.