WMS software voor een magazijn waar alles zijn plaats heeft

Een klein magazijn met een paar honderd artikels redt zich vaak met vaste plaatsen en een voorraadlijst in je ERP of webshop. Groeit het aantal artikels, locaties of orders, dan loopt dat systeem vast. Medewerkers zoeken, picken het verkeerde artikel of vinden een doos pas bij de jaarlijkse telling terug.

WMS software geeft elk artikel een vaste of wisselende locatie en elke beweging een registratie. Toch is maatwerk niet altijd nodig. Bestaat er een pakket dat bij je werking past, of heeft je ERP al een degelijke magazijnmodule, dan raden we dat aan. Maatwerk loont vooral bij een eigen werkwijze, zoals een mix van verhuur en verkoop, of strenge eisen rond lotnummers en vervaldata.

De basis van elk WMS is een locatiestructuur: zone, rek, niveau en vak. Elke locatie krijgt een barcode of QR-code op het rek. Bij ontvangst scant een medewerker de leveringsbon en de artikels, en het systeem stelt een locatie voor. Zo weet je vanaf de eerste minuut waar een pallet staat.

Bij uitslag werkt het omgekeerd. Een order uit je ERP of webshop maakt een pickopdracht aan, en na het picken boekt het systeem de voorraad af. Ook verplaatsingen tussen locaties, retours en beschadigde goederen registreer je met een paar scans. Daardoor klopt de voorraad op elk moment, en niet alleen na een telling.

Picken is vaak het werk dat de meeste tijd vraagt. Daarom sorteert de software de picklijst in de volgorde waarin een medewerker door het magazijn loopt. Je kunt per order picken, of verschillende orders tegelijk verzamelen in één rondgang.

Op de werkvloer werken we met handscanners op Android, een smartphone met camera of een tablet op een kar. Elke scan controleert of het juiste artikel en het juiste aantal in de bak gaat. Bij een fout geeft het toestel meteen een signaal. De schermen houden we groot en eenvoudig, met knoppen die je ook met handschoenen raakt. Dat ontwerp vertrekt vanuit UX-design en gesprekken met de mensen die er dagelijks mee werken.

Die gesprekken voeren we bij voorkeur in het magazijn zelf, want daar zie je hoe pickers echt lopen. Ligt je magazijn in Oostkamp, Zedelgem, Gistel of Brugge, dan is dat vanuit Torhout dichtbij. Voor magazijnen elders in West-Vlaanderen of Vlaanderen werken we bijvoorbeeld met een plattegrond, foto’s en een videogesprek. Updates en ondersteuning lopen daarna op afstand.

Een jaarlijkse telling legt het magazijn vaak een dag of langer stil. Met WMS software kun je ook cyclisch tellen: elke dag een paar locaties, zodat je in de loop van het jaar alles controleert. Een medewerker scant de locatie, telt de artikels en bevestigt.

Wijkt de telling af, dan toont het systeem het verschil en vraagt het een reden. Een verantwoordelijke keurt de correctie goed voor de voorraad wijzigt. Zo zie je ook patronen, bijvoorbeeld een artikel dat vaak op de verkeerde plaats belandt.

Een WMS staat zelden alleen. Orders komen binnen uit je webshop of je ERP, en na het picken moet er een verzendlabel volgen. Daarom koppelen we de software aan die systemen via API’s.

Bij een webshop stuurt het WMS de beschikbare voorraad terug, zodat klanten geen artikel bestellen dat er niet is. Voor transport maken we labels aan via de koppeling van je vervoerder, en de trackingcode gaat terug naar de order. Welke koppelingen een vervoerder of pakket aanbiedt, controleren we eerst. Meer daarover lees je bij API-koppelingen.

De basis draait op Laravel, met een API die alle bewegingen registreert. Voor beheerschermen op kantoor, zoals artikels, locaties en rapporten, gebruiken we Livewire. Die schermen zijn snel te bouwen en makkelijk aan te passen.

De scanflow op de werkvloer bouwen we eerder in React. Zo reageert elk scherm direct op een scan, ook als de wifi achteraan in het magazijn even zwak is. Gegevens wachten dan op het toestel en gaan door zodra er weer verbinding is. Bovendien regelen we rechten per rol: een picker ziet zijn opdrachten, een verantwoordelijke ook de correcties en rapporten.