Reservatiesysteem op maat met je eigen regels en beschikbaarheid

Voor eenvoudige afspraken bestaan er goede standaardtools. Een kapper, een kinesist of een consultant met vaste tijdsloten vindt daar meestal wat hij nodig heeft. In dat geval raden we zo’n tool aan, en zetten we hem netjes op je website.

Een reservatiesysteem op maat loont wanneer je regels niet in een standaardformulier passen. Denk aan een zaal die je samen met materiaal en een begeleider boekt. Of aan groepen met een minimum en een maximum aantal deelnemers, prijzen die per seizoen veranderen of een wisseltijd tussen twee reservaties. Ook wie reservaties wil koppelen aan een eigen planning of klantenbestand, haalt meer uit maatwerk.

Verhuur je zalen, materiaal of plaatsen in Gistel, Koekelare, Wingene of Brugge? Dan bekijken we graag samen hoe je boekingen nu bijhoudt, bij jou ter plaatse of bij ons in Torhout. Het systeem zelf werkt online, dus ook voor een organisatie elders in West-Vlaanderen of Vlaanderen is maatwerk haalbaar. Demo’s en testboekingen doe je daarna gewoon vanop je eigen computer.

Een reservatie is maar zo betrouwbaar als de beschikbaarheid erachter. Daarom leggen we in een reservatiesysteem op maat eerst vast wat je verhuurt of aanbiedt: lokalen, toestellen, plaatsen, begeleiders of een combinatie daarvan. Per onderdeel stel je openingsuren, capaciteit en sluitingsdagen in.

Daarnaast houdt het systeem rekening met buffers, zoals een kwartier opruimtijd na elke boeking. Kiest een klant een moment, dan houdt de software dat even vast terwijl hij de gegevens invult. Zo boeken twee mensen nooit tegelijk hetzelfde laatste plekje. Een uitzondering, zoals een feestdag of een privé-evenement, blokkeer je met een paar klikken.

De boekingsflow houden we kort. Eerst kiest de klant wat hij wil reserveren, daarna een datum en een vrij moment. Vervolgens vult hij alleen de gegevens in die je echt nodig hebt. Elke stap werkt vlot op een smartphone, want daar boeken de meeste mensen.

Na de boeking volgt meteen een bevestigingsmail in je huisstijl, met een bestand om de afspraak in de eigen agenda te zetten. Een dag of een paar uur vooraf krijgt de klant een herinnering, wat het aantal gemiste afspraken beperkt. Wil de klant wijzigen of annuleren, dan doet hij dat via een link in de mail. Jouw annuleringsregels bepalen tot wanneer dat kan en wat er dan gebeurt. Is alles volzet, dan kan een wachtlijst vrijgekomen plaatsen automatisch aanbieden.

Bij veel reservaties hoort een betaling, zoals een voorschot, het volledige bedrag of een waarborg. Die betaling verloopt via een betaalprovider zoals Mollie of Stripe. Je kiest zelf met welke provider je werkt, want het contract staat op naam van je bedrijf. De klant betaalt met Bancontact, een kredietkaart of een andere methode die de provider aanbiedt.

Kaartgegevens komen nooit op onze server terecht, omdat de betaalprovider die afhandelt. Het reservatiesysteem krijgt alleen bericht dat de betaling gelukt is, en pas dan staat de boeking vast. Annuleert een klant op tijd, dan kan de terugbetaling ook automatisch verlopen, volgens je eigen voorwaarden.

Achter de schermen zie je per dag of per week wie wat geboekt heeft. Telefonische reservaties voeg je zelf toe, en een boeking verplaatsen kan met een paar klikken. Ook klantgegevens, betalingen en annuleringen vind je terug op dezelfde plaats. Bovendien exporteer je overzichten voor je boekhouding of maak je een lijst van de deelnemers van morgen.

Technisch bouwen we op Laravel. De beheerschermen maken we met Livewire. Voor de boekingsmodule op je website kiezen we soms React, vooral als de klant veel combinaties kan samenstellen. Daarnaast verwerken we persoonsgegevens volgens de GDPR. Je bewaart dus alleen wat nodig is, en oude reservaties verdwijnen na een termijn die jij kiest. Moet het systeem praten met je boekhouding of een ander pakket, dan regelen we dat via API-koppelingen.