Een klantenportaal waar klanten hun dossier zelf opvolgen

Krijg je elke dag dezelfde vragen? Hoe ver staat mijn dossier, kun je die offerte nog eens sturen, is mijn factuur al betaald? Dan zit de informatie wel ergens, maar niet waar je klant ze kan vinden. Elke vraag kost een mail of een telefoontje, aan beide kanten.

Een klantenportaal draait dat om. De klant meldt zich aan en vindt zelf wat hij zoekt. Toch heb je niet altijd maatwerk nodig. Sommige boekhoud- en dossierpakketten hebben al een klantenomgeving. Volstaat die, dan zeggen we dat ook. Een eigen klantenportaal is vooral zinvol als je werking eigen stappen kent, of als gegevens uit verschillende systemen samen moeten komen. Staat je klantenbestand nog verspreid, dan kan een CRM op maat de basis vormen.

Of een eigen portaal nodig is, zoeken we eerst samen uit. Voor bedrijven in Brugge, Oostkamp, Zedelgem of Lichtervelde kan dat gesprek bij jou op kantoor of bij ons in Torhout. Daarna volg je de bouw online, via een testomgeving waarin je zelf als klant inlogt. Zo verloopt een project even vlot voor een zaak elders in West-Vlaanderen of Vlaanderen.

Elk dossier krijgt een duidelijke status, opgebouwd uit de stappen die jouw bedrijf echt doorloopt. Voor een renovatie zijn dat bijvoorbeeld aanvraag, plaatsbezoek, offerte, planning, uitvoering en oplevering. Een boekhoudkantoor werkt dan weer met stappen als stukken ontvangen, in verwerking en aangifte ingediend.

Verandert de status, dan ziet de klant dat meteen in het portaal. Wil je, dan krijgt hij ook een korte mail met een link naar zijn dossier. Bovendien houdt de software een tijdlijn bij van wat er wanneer gebeurde. Zo hoef je bij een vraag niet meer in je mailbox te zoeken.

Offertes, plannen, contracten en attesten staan per dossier bij elkaar. De klant downloadt ze wanneer hij wil, en kan zelf ook bestanden opladen, zoals foto’s of een getekend document. Een nieuwe versie vervangt de oude niet stil, want de vorige versies blijven bewaard.

Facturen haalt het klantenportaal bij voorkeur rechtstreeks uit je boekhoudpakket, zodat de status van betaling klopt. Daarnaast stuurt de klant berichten vanuit het dossier zelf. Elk gesprek blijft zo bij het juiste dossier, en een collega kan het overnemen als jij afwezig bent. Hoe zulke verbindingen met andere software werken, lees je bij API-koppelingen.

Een portaal bevat vertrouwelijke gegevens, dus beveiliging staat vooraan. Klanten loggen in met een sterk wachtwoord, en waar nodig met een tweede stap via een code op hun smartphone. Elke klant ziet alleen zijn eigen dossiers. Bij een bedrijf als klant kunnen meerdere collega’s toegang krijgen, elk met hun eigen rechten.

Ook aan jouw kant bepalen rollen wie wat ziet. Daarnaast houdt een logboek bij wie welk document opende of wijzigde. De GDPR vraagt bovendien dat je alleen bewaart wat nodig is, en dat een klant zijn gegevens kan opvragen of laten verwijderen. Die functies bouwen we mee in vanaf de eerste schets. Meer over je verplichtingen lees je op gdpr.eu.

Een klantenportaal is een verlengstuk van je bedrijf. Daarom krijgt het de kleuren, lettertypes en het logo van je huisstijl, net als je website. Klanten herkennen meteen waar ze zijn. Bovendien ontwerpen we de schermen met aandacht voor UX-design, zodat ook wie zelden inlogt de weg vindt. Ook toegankelijkheid volgens WCAG hoort daarbij.

Technisch bouwen we op Laravel. Voor de meeste portalen volstaat Livewire, dat lijsten en formulieren vlot laat reageren. Vraagt het portaal veel interactie, zoals een uitgebreide documentviewer, dan kiezen we voor een React-frontend op een Laravel-API. Die API kan later ook een mobiele app bedienen.