CRM op maat dat je eigen verkoopproces volgt

Veel kmo’s starten met een gedeelde Excel-lijst, een adresboek in Outlook en notities in een schrift. Dat werkt zolang één persoon alles opvolgt. Komt er een tweede verkoper bij, dan weet niemand nog wie een klant het laatst sprak. Een standaard-CRM lost dat vaak op, en voor veel bedrijven is dat ook de beste keuze.

Een CRM op maat loont pas als je verkoop afwijkt van het gemiddelde. Denk aan offertes met technische berekeningen, een opvolging die per productgroep anders verloopt of een koppeling met je eigen software op maat. Ook wanneer je in een standaardpakket meer tijd verliest aan omwegen dan aan verkopen, is maatwerk het overwegen waard. Past een bestaand pakket wel, dan zeggen we dat eerlijk.

Dat advies begint daarom met een gesprek over hoe je vandaag verkoopt. Voor een kmo in Ardooie, Wingene, Lichtervelde of Roeselare kan dat gesprek bij jou op kantoor. Je kunt ook langskomen in Torhout, bijvoorbeeld als je de huidige lijsten meebrengt. Werk je elders in West-Vlaanderen of Vlaanderen, dan overlopen we je verkoopproces via een gedeeld scherm.

De kern van elk CRM is een fiche per bedrijf en per contactpersoon. Daarop zie je alle gesprekken, mails, offertes en afspraken onder elkaar, met de datum en de collega erbij. Zo neemt iemand anders een dossier over zonder eerst rond te bellen.

Daarnaast plan je taken in: terugbellen na een offerte, een demo voorbereiden of een contract verlengen. Het systeem toont elke ochtend wat er die dag op je lijst staat. Offertes maak je rechtstreeks vanuit de fiche, met je eigen producten, prijzen en voorwaarden. De pdf krijgt bovendien de opmaak van je huisstijl, net als je briefpapier.

Een pipeline toont al je lopende kansen per fase, bijvoorbeeld van eerste contact over offerte tot akkoord. Je sleept een kaart naar de volgende kolom, en het systeem houdt bij wanneer dat gebeurde. Zo zie je in één oogopslag waar deals blijven hangen.

In een standaardpakket liggen die fases vaak grotendeels vast. Bij een CRM op maat bepaal jij welke fases er zijn, welke velden verplicht zijn en wat er bij elke stap gebeurt. Een offerte boven een bepaald bedrag vraagt bijvoorbeeld eerst een akkoord van de zaakvoerder. Een verloren deal vraagt dan weer een reden, zodat je later ziet waarom klanten afhaken.

Elk CRM is maar zo goed als de gegevens die erin staan. Daarom koppelen we het aan de tools die je al gebruikt. Mails uit Outlook of Gmail verschijnen dan bij de juiste contactpersoon, zonder dat je ze moet doorsturen. Een afspraak in het CRM staat ook meteen in je agenda.

Verder praten we met je boekhoudpakket via een API. Een goedgekeurde offerte kan zo als verkoopfactuur doorlopen, en betaalstatussen komen terug naar de klantfiche. Niet elk pakket biedt dezelfde mogelijkheden, dus dat bekijken we eerst. Meer over de techniek lees je bij API-koppelingen.

Niet iedereen hoeft alles te zien. Een verkoper ziet bijvoorbeeld zijn eigen klanten en kansen, terwijl een salesverantwoordelijke het hele team opvolgt. De boekhouding ziet facturen, maar geen interne notities over onderhandelingen. Die rollen leggen we vast voor we beginnen te bouwen.

Een CRM bevat persoonsgegevens, dus de GDPR speelt mee. We voorzien een logboek van wie wat wijzigt, een manier om gegevens te exporteren of te wissen en bewaartermijnen die je zelf instelt. Daarnaast bewaren we alleen wat je echt nodig hebt. De regels zelf vind je op gdpr.eu.

We bouwen de basis in Laravel, een PHP-framework met een grote gemeenschap. Voor klantfiches, formulieren en lijsten gebruiken we meestal Livewire. Die schermen reageren meteen, terwijl alle logica op de server blijft.

Voor sterk interactieve onderdelen, zoals een pipeline waarin je kaarten versleept, kiezen we soms voor React bovenop een Laravel-API. Die API kan later ook een mobiele app of een klantenportaal bedienen. Welke aanpak past, hangt af van je project, en dat leggen we vooraf uit. Omdat beide technieken gangbaar zijn en we de code leesbaar houden, verlopen onderhoud en uitbreidingen later vlot.