API-koppelingen die je systemen met elkaar laten praten

De meeste bedrijven werken met meerdere programma’s naast elkaar. Een webshop ontvangt bestellingen, een boekhoudpakket maakt facturen, een CRM houdt klanten bij en een planning verdeelt het werk. Zonder koppeling typt iemand dezelfde gegevens telkens opnieuw over, met tijdverlies en tikfouten als gevolg.

Een API is een afgesproken manier waarop twee programma’s gegevens uitwisselen. Met API-koppelingen stromen gegevens automatisch van het ene systeem naar het andere. Enkele voorbeelden:

• bestellingen uit je webshop verschijnen als verkoopfacturen in je boekhouding
• een nieuwe klant uit je CRM krijgt meteen een account in je klantenportaal
• goedgekeurde offertes maken een opdracht aan in je planning
• een verzonden pakket stuurt de trackingcode van de transporteur naar je klant

Bekende pakketten zoals Exact Online, Yuki en Teamleader bieden zo’n API aan, net als de meeste webshops en transporteurs.

De meeste moderne pakketten werken met een REST-API. Daarbij vraagt je systeem gegevens op of stuurt het gegevens door via een webadres, meestal in het formaat JSON. Zo kan je software bijvoorbeeld elk kwartier vragen welke facturen betaald zijn.

Webhooks werken omgekeerd. Het andere pakket stuurt zelf een bericht zodra er iets verandert, zoals een nieuwe bestelling of een betaling. Dat is sneller en zuiniger dan voortdurend navragen. Toch combineren we beide vaak, want een webhook kan verloren gaan als een server even onbereikbaar is. Een periodieke controle vangt dat op.

Bij synchronisatie in twee richtingen bepalen we vooraf welk systeem de bron is voor welk gegeven. Het adres van een klant komt bijvoorbeeld uit je CRM, de betaalstatus uit je boekhouding. Zo overschrijven twee systemen elkaar niet.

Een koppeling die stil faalt, is gevaarlijker dan geen koppeling. Je denkt dan dat alle facturen in je boekhouding staan, terwijl er drie ontbreken. Daarom besteden we evenveel aandacht aan wat er misgaat als aan wat goed gaat.

Concreet probeert de koppeling een mislukte poging later opnieuw, met een oplopende wachttijd. Lukt het na enkele pogingen nog niet, dan krijg je een melding per mail met de reden. Elk bericht dat binnenkomt of vertrekt, houden we bij in een logboek. Zo zie je precies wanneer een bestelling doorging, en met welk antwoord. Bovendien voorkomen we dubbele boekingen, ook als hetzelfde bericht twee keer binnenkomt. Die logboeken bevatten soms persoonsgegevens, dus we bewaren ze niet langer dan nodig, zoals de GDPR vraagt.

Niet elk pakket heeft een open API. Sommige oudere programma’s draaien lokaal op één computer. Andere bieden een API alleen in een duurder abonnement, of met strenge limieten op het aantal oproepen. Dat zoeken we uit voor we een offerte maken, zodat je niet halverwege voor verrassingen staat.

Ontbreekt een API, dan zijn er vaak alternatieven. Veel pakketten kunnen een export maken naar CSV of Excel, die een koppeling automatisch inleest. Ook een gedeelde map, een mailbox die bestanden ontvangt of een rechtstreekse verbinding met de databank kan werken, als de leverancier dat toelaat. Soms is het eerlijke advies om het pakket te vervangen. In dat geval bekijken we of een ERP op maat of een CRM op maat beter past dan een stapel omwegen.

We bouwen API-koppelingen in Laravel. Het framework heeft alles aan boord om met externe API’s te praten, berichten in een wachtrij te zetten en taken op vaste tijdstippen uit te voeren. Wachtrijen zijn belangrijk, want een trage boekhouding mag je webshop niet vertragen.

De koppeling kan een aparte kleine applicatie zijn, of een onderdeel van je bestaande software op maat. Heb je een webapplicatie met een Livewire-beheerscherm of een React-frontend, dan bouwen we er een overzicht in. Daar zie je de status van elke synchronisatie en start je een mislukte opdracht opnieuw met één klik. Omgekeerd kunnen we ook een eigen API voor jouw systeem bouwen, zodat partners of een mobiele app veilig met je gegevens werken.

API-koppelingen bouwen en opvolgen doen we volledig op afstand. Of je bedrijf nu in Ichtegem, Kortemark, Zedelgem of Oostkamp ligt, of verder weg, maakt dus weinig uit. Toch helpt een eerste gesprek over je pakketten, bij jou in de regio of bij ons in Torhout. Bedrijven elders in West-Vlaanderen en Vlaanderen spreken we daarvoor online.