E-facturatie is sinds 1 januari 2026 verplicht voor facturen tussen Belgische btw-plichtige ondernemingen. Een pdf per mail volstaat dan niet meer als factuur aan een ander bedrijf. In de plaats komt een gestructureerde factuur die de software van je klant meteen kan lezen. Voor wie met een standaard boekhoudpakket werkt, is de overstap vaak een kwestie van een instelling. Maar heb je eigen software, een webshop of een koppeling tussen systemen, dan vraagt het meer aandacht. In dit artikel zetten we op een rij wat er verandert en waar je op let.
Wat e-facturatie precies inhoudt
Een gestructureerde factuur is geen document om te lezen, maar een bestand met gegevens. Elk onderdeel heeft een vast label: het factuurnummer, de datum, het btw-nummer, elke factuurlijn en het totaal. Zo hoeft niemand bij je klant de bedragen nog over te typen. De Belgische overheid kiest daarvoor het formaat Peppol BIS 3.0, dat steunt op de Europese norm EN 16931. Het bestand zelf is XML volgens de UBL-standaard.
Het versturen loopt via het Peppol-netwerk. Dat werkt een beetje zoals een telefoonnet: je software maakt via een dienstverlener een beveiligde verbinding, en de factuur komt aan bij de dienstverlener van je klant. Je kiest dus zelf met welke dienstverlener of welk pakket je werkt. Meer uitleg vind je op de officiële site van de overheid over hoe e-facturatie werkt.
Voor wie geldt de verplichting
De regel geldt voor facturen tussen Belgische btw-plichtige ondernemingen onderling. Factureer je alleen aan particulieren, dan hoef je zelf geen gestructureerde facturen te versturen. Toch moet je ook dan de e-facturen van je leveranciers kunnen ontvangen. Daarnaast zijn er uitzonderingen, bijvoorbeeld voor ondernemingen onder de vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen en voor buitenlandse btw-plichtigen zonder vaste inrichting in België. Twijfel je over je eigen situatie, kijk dan op de pagina voor wie e-facturatie verplicht is of vraag het aan je boekhouder.
E-facturatie in je eigen software
Veel bedrijven maken facturen niet in hun boekhoudpakket, maar in een ander systeem. Denk aan een webshop, een planningstool, een CRM of een webapplicatie op maat. Precies daar zit vaak het werk. Zo’n systeem maakte tot nu toe een pdf, en die pdf ging via mail naar de klant of naar de boekhouder.
Voor e-facturatie heb je in dat geval twee keuzes. Ofwel stuur je de factuurgegevens door naar je boekhoudpakket, dat de Peppol-factuur verstuurt. Ofwel maakt je eigen systeem het UBL-bestand zelf en verstuurt het via een Peppol-dienstverlener. De eerste keuze is meestal eenvoudiger, omdat de boekhouding dan de enige plaats is waar facturen vertrekken. De tweede keuze past beter als je systeem zelf de facturen beheert, bijvoorbeeld bij een abonnementsdienst met automatische facturatie.
Welke weg je ook kiest, controleer eerst je gegevens. Een gestructureerde factuur vraagt velden die in een pdf soms ontbraken of in vrije tekst stonden. Denk aan een correct btw-nummer van de klant, een btw-code per lijn, een eenheid en een betalingsreferentie. Ontbreken die, dan kan de ontvangende kant de factuur weigeren.
Koppelingen die je best nakijkt
Een e-factuur raakt vaak meer dan één systeem. Loop daarom de hele weg van bestelling tot betaling na. Deze punten verdienen aandacht:
- Webshop: bij een bestelling van een bedrijf met btw-nummer moet de factuur via Peppol vertrekken, niet als bijlage bij de bevestigingsmail.
- Inkomende facturen: ook als je zelf weinig factureert, komen de facturen van je leveranciers voortaan via Peppol binnen.
- Klantgegevens: een CRM of klantenbestand met onvolledige btw-nummers levert onbruikbare facturen op.
- Creditnota’s: ook die verstuur je gestructureerd, dus je systeem moet ze correct aan de oorspronkelijke factuur koppelen.
Met goede API-koppelingen loopt die keten zonder overtypen. Een koppeling haalt bijvoorbeeld een bestelling uit de webshop, maakt een factuur in het boekhoudpakket en zet de betaalstatus later terug in de webshop. Zo blijven alle systemen in lijn met elkaar.
Zo pak je de overstap naar e-facturatie aan
- Maak een lijst van elke plaats waar je bedrijf facturen maakt of ontvangt.
- Vraag per pakket aan de leverancier of het Peppol ondersteunt en hoe je het activeert.
- Kijk na welke facturen uit eigen software of een webshop komen, want daar zit meestal het maatwerk.
- Test met een paar echte klanten en leveranciers voor je alle facturen omzet.
- Spreek af wie de foutmeldingen opvolgt als een factuur niet aankomt.
Denk ook vooruit. De overheid bereidt e-reporting voor, waarbij een deel van de factuurgegevens ook naar de fiscale administratie gaat. Wie zijn facturen nu al netjes gestructureerd maakt, staat daarvoor sterker. Bovendien bestaan er fiscale stimulansen voor e-facturatie, zoals een verhoogde kostenaftrek voor facturatiesoftware. Je boekhouder weet of ze voor jou gelden.
Voor de meeste bedrijven volstaat het boekhoudpakket. Maatwerk is pas zinvol als facturen ontstaan in een eigen systeem, of als meerdere systemen dezelfde gegevens nodig hebben. In dat geval bouwen we een koppeling die de factuur op één plaats maakt en de rest automatisch bijwerkt. Werk je met software op maat, dan voegen we de Peppol-export toe aan je bestaande applicatie, zonder dat je van pakket moet wisselen.
Wil je weten hoe e-facturatie in jouw systemen past, bekijk dan onze aanpak voor API-koppelingen of stel je vraag via de contactpagina.
