Excel vervangen door software op maat is een stap die veel bedrijven lang uitstellen, en dat is begrijpelijk. Een rekenblad is snel opgezet, iedereen kent het en het kost geen extra licentie. Toch groeien veel bedrijven ongemerkt rond hun Excel-bestanden heen, tot het bestand het werk stuurt in plaats van omgekeerd. In dit artikel zetten we vijf signalen op een rij die tonen dat het tijd is. Daarna lees je hoe je de overstap aanpakt zonder je werking stil te leggen.
Excel vervangen: het programma is niet het probleem
Laten we eerlijk zijn: Excel is een uitstekend programma. Voor berekeningen, een snelle analyse of een eenmalige lijst is het vaak de beste keuze. Het probleem ontstaat wanneer een rekenblad verandert in een bedrijfssysteem. Dan houdt het bijvoorbeeld de planning, de voorraad, de klantgegevens en de facturatie tegelijk bij, verspreid over tabbladen en losse bestanden.
Op dat moment draagt één bestand de kennis van je bedrijf, maar zonder de regels en controles die software normaal heeft. Wie Excel vervangen overweegt, wil dus niet per se van Excel af. Je wil wel af van de risico’s die ontstaan als een rekenblad meer doet dan waarvoor het bedoeld is.
Signaal 1 en 2: versies en fouten
Het eerste signaal herken je aan bestandsnamen als “planning_def_v3_NIEUW.xlsx”. Zodra meerdere mensen met kopieën werken, weet niemand nog welke versie klopt. Gedeelde bestanden in de cloud helpen een stuk, maar twee mensen die tegelijk dezelfde rij aanpassen, blijven een bron van verwarring.
Het tweede signaal zijn fouten die je pas laat opmerkt. Een formule die één rij te kort doorloopt, een getal dat als tekst in een cel staat of een verschoven kolom: in een rekenblad valt dat zelden op. Software op maat controleert invoer daarentegen meteen. Een datum moet een datum zijn, een klant moet bestaan en een verplicht veld mag niet leeg blijven.
Signaal 3: alles hangt af van één collega
Vaak is er één collega die het bestand gebouwd heeft en als enige alle formules en macro’s begrijpt. Zolang die collega er is, loopt alles. Valt die uit, gaat die met pensioen of verandert die van job, dan zit de rest van het team met een bestand dat niemand durft aan te raken. Dat is geen verwijt aan die collega, want die heeft vaak net veel opgelost. Het toont wel dat de kennis in een bestand zit in plaats van in een systeem met duidelijke regels.
Signaal 4 en 5: dubbel werk en geen overzicht
Het vierde signaal is dubbel werk. Een bestelling komt binnen per mail, iemand typt ze over in Excel en later nog eens in het boekhoudpakket. Elke keer dat iemand gegevens overtypt, kost dat tijd en ontstaat er kans op een fout. Software legt zulke gegevens één keer vast en geeft ze via API-koppelingen door aan andere programma’s.
Het vijfde signaal is een gebrek aan overzicht. Wie wil weten hoeveel offertes er openstaan of welke klant al lang niets bestelde, moet filteren, kopiëren en draaitabellen maken. Ook de omvang speelt mee. Een werkblad kan volgens Microsoft tot 1.048.576 rijen bevatten, maar lang voor die grens is een groot bestand vaak traag en foutgevoelig.
Excel vervangen zonder alles om te gooien
Excel vervangen hoeft geen grote sprong te zijn. We beginnen meestal met het proces dat de meeste pijn doet, bijvoorbeeld de planning of het opvolgen van offertes. Eerst brengen we in kaart hoe het nu loopt: wie vult wat in, welke berekeningen zitten er in het bestand, en welke uitzonderingen kent alleen de praktijk?
Vervolgens bouwen we een eerste versie van de webapplicatie en zetten we de bestaande gegevens uit Excel over. Zo start je niet met een lege database. Tijdens een overgangsperiode kan je vaak nog exporteren naar Excel, zodat wie graag analyses maakt dat kan blijven doen. Het verschil is dat de gegevens nu op één plek staan, met gebruikersrechten, een historiek van wijzigingen en controles bij de invoer.
Ook privacy verdient aandacht. Staan er klantgegevens in je bestanden, dan gelden de regels van de GDPR. Een rekenblad dat rondgaat per mail is daarvoor een zwakke plek, terwijl software per gebruiker bepaalt wie wat ziet.
Wat software op maat oplevert
Software op maat volgt jouw werkwijze, terwijl je bij een standaardpakket je proces aan het pakket aanpast. Je krijgt schermen met precies de velden die je team nodig heeft, overzichten die je anders met draaitabellen maakt en meldingen wanneer iets aandacht vraagt. Omdat het een webapplicatie is, werkt ze in de browser op kantoor, op een tablet in het atelier of op de smartphone onderweg. Wie Excel vervangen door een eigen toepassing overweegt, wint dus vooral rust en overzicht.
Herken je twee of meer van deze signalen? Dan is het een goed moment om het gesprek aan te gaan. Lees meer over software op maat, of beschrijf je huidige Excel-bestanden kort via de contactpagina.
